ÅPENHETSLOVEN

Den 1. juli 2022 trådte åpenhetsloven i kraft i Norge. Lovens formål er å fremme virksomheters respekt for grunnleggende menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold, og sikre allmenheten tilgang til informasjon om virksomhetens arbeid med disse forholdene.

Gjennom åpenhetsloven er Polaris Distribusjon Midt-Norge AS som selskap forpliktet til å gjennomføre aktsomhetsvurderinger i tråd med OECDs retningslinjer, og redegjøre for disse i en rapport som skal offentliggjøres senest 30. juni hvert år.

Selskapet driver distribusjonsvirksomhet, og er en del av mediekonsernet Polaris Media. Polaris Media er et av Skandinavias største mediehus- og trykkerikonsern, og omfatter en rekke lokale og regionale mediehus i Norge og i Sverige. I tillegg omfatter konsernet trykkerivirksomhet og distribusjonsvirksomhet, gjennom lokale og regionale trykkeriselskaper og distribusjonsselskaper som leverer tjenester til bl.a. mediehusene. Det vises til øvrige deler av årsberetningen for nærmere beskrivelse av selskapets virksomhet.

I tillegg til at konsernspissen Polaris Media ASA er omfattet av åpenhetsloven, er enkelte av selskapene i konsernet, herunder Polaris Distribusjon Midt-Norge AS, selvstendig omfattet av åpenhetsloven grunnet sin størrelse.

Selskapet har ved styrebeslutning sluttet seg til Polaris Media sine strategiske retningslinjer for bærekraft, og dermed Polaris Distribusjon Midt-Norge AS sin forankring av arbeidet med menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold. Selskapet benytter også Polaris Media sine retningslinjer og varslingsrutiner.

Polaris Distribusjon Midt-Norge AS sitt arbeid med å håndtere faktiske og potensielle negative konsekvenser for menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold i egen virksomhet og leverandørkjeden, er organisert sentralt på konsernnivå.

I tråd med åpenhetsloven § 5 er det for konsernet utarbeidet en redegjørelse for aktsomhetsvurderinger knyttet til virksomhetens faktiske og mulige negative konsekvenser for grunnleggende menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold. Vurderingene og redegjørelsen er foretatt på konsernnivå, og dekker Polaris Distribusjon Midt-Norge AS sin virksomhet og leverandørkjeder. I konsernets redegjørelse er den generelle beskrivelsen av organisering og retningslinjer dekkende for Polaris Distribusjon Midt-Norge AS sin organisering og rutiner for å håndtere faktiske og potensielle negative konsekvenser for grunnleggende menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold. Det vises særlig til Polaris Medias strategiske retningslinjer for samfunnsansvar, som gjelder for hele konsernet, inkludert Polaris Distribusjon Midt-Norge AS. De strategiske retningslinjene for samfunnsansvar forplikter Polaris Media og Polaris Distribusjon Midt-Norge AS til å drive virksomhet i tråd med menneskerettighetene og arbeidslivsstandarder.

Følgende redegjørelse etter åpenhetsloven § 5 beskriver hvilke vesentlige risikoer som er identifisert og hvilke tiltak som er iverksatt som følge av de identifiserte risikoområdene for Polaris Distribusjon Midt-Norge AS. Redegjørelsen dekker tidsperioden 1. januar 2023 til 31. desember 2023.

 

IDENTIFISERTE VESENTLIGE RISIKOER FOR POLARIS DISTRIBUSJON MIDT-NORGE AS.

Arbeidsforhold og risiko for sosial dumping i leverandørkjeden til den norske distribusjonsvirksomheten: Innenfor den norske distribusjonsvirksomheten er en andel av   budtjenestene utkontraktert, hvilket innebærer at de som utfører budtjenestene er selvstendige oppdragstakere. Dette kan være enkeltpersoner eller selskaper med egne ansatte.

I bud- /varebilbransjen er det kjente risikoer knyttet til bl.a. irregulære arbeidsforhold, skatte- og avgiftsunndragelser, sosial dumping og komplekse leverandørkjeder.

På bakgrunn av de kjente risikofaktorene knyttet til produktene/tjenestene beskrevet ovenfor, er disse områdene prioritert som de mest vesentlige i det videre arbeidet. På nåværende stadium er det ikke identifisert faktiske negative konsekvenser i egen virksomhet eller i leverandørkjeden, men risikoene som beskrevet ovenfor er potensielle. Arbeidet med å håndtere risiko for brudd på menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold er et kontinuerlig arbeid. I den grad det gjennom dette arbeidet med aktsomhetsvurderinger avdekkes ytterligere vesentlige risikoer, vil disse også prioriteres.

 

IVERKSATTE TILTAK

Innen alle risikoområdene som er identifisert ovenfor, er det allerede etablert rutiner og retningslinjer som skal redusere risiko for negativ påvirkning på menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold.

 

Distribusjonsvirksomheten har kontrakter og kontrollrutiner med leverandørene som stiller krav til overholdelse av arbeidsmiljølov og skatte- og avgiftsregelverk. Det er også et tett samarbeid med leverandørene for å redusere risiko for negativ påvirkning og avdekke avvik. Det siste året er det igangsatt tiltak for å styrke samarbeidet med leverandørene og kontrollrutinene ytterligere. Målet med dette er å forebygge og avdekke negativ påvirkning, og oppnå reell forbedring i leverandørkjeden. I 2023 er det tatt et risikobasert utvalg av leverandørene innenfor distribusjon for videre oppfølging. Som en del av undersøkelsene og oppfølgingen er det etterspurt dokumentasjon knyttet til innbetaling av skatter og avgifter, arbeidsavtaler, innmelding i A-register og HMS-arbeid. Undersøkelsene har avdekket at flere av leverandørene har mangler og i disse tilfellene har Polaris Distribusjon Midt-Norge AS gitt leverandørene veiledning og rimelig tid til å rette opp i avdekkede forhold. Det er ikke avdekket faktisk negativ påvirkning som del av undersøkelsene som er gjort i 2023.

 

Som del av arbeidet med å fremme menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold i leverandørkjeden skal innkjøps- og kontraktsrutinene gjennomgås og oppdateres. Polaris Media har jobbet på konsernnivå med å forbedre retningslinjer, rutiner og policyer for innkjøp og leverandøroppfølging. Det er utarbeidet en ny innkjøpspolicy med tilhørende prosedyre som skal bidra til at hensyn til mennesker, samfunn og miljø ivaretas i valg av leverandører. Innkjøpsprosedyren omfatter hensyn for å redusere identifiserte risikoer i leverandørkjeden, eksempelvis knyttet til personvern. Målet med dette arbeidet var å sikre at de etiske retningslinjene er oppdaterte, forankret og implementert i hele konsernet, og at de formidles ved inngåelse av leverandørkontrakter. Videre arbeid skal sikre gode rutiner på tvers av konsernet knyttet til innkjøp og oppfølging av leverandører.

 

PLANLAGTE TILTAK

Fremover skal Polaris Media videreføre arbeidet med identifiserte risikoer for å reelt fremme menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold, både i egen virksomhet og i leverandørkjeden. Nedenfor beskrives planlagte tiltak for å redusere identifiserte risiko for distribusjonsvirksomheten. Gjennomføringen av disse tiltakene vil gi verdifull innsikt og bidra til en mer presis vurdering av risikonivået, som igjen vil kunne bidra til å identifisere om det er behov for ytterligere risikoreduserende tiltak:

• Implementere ny innkjøpspolicy og prosedyre både i konsernspissen og i datterselskapene. Dette skal bidra til å forbedre identifiseringen av risiko som er relevant for Åpenhetsloven og gjøre konsernet i bedre stand til å tidlig kunne identifisere brudd på, eller risiko for, negativ påvirkning av grunnleggende menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold.        Implementering av prosedyren vil i tillegg gi Polaris Media mer informasjon om risikonivået knyttet til innkjøp som gjøres på tvers av konsernets enheter.
• Fortsette med risikobasert leverandøroppfølging og etablerte kontrollrutiner i distribusjonsvirksomheten. Risiko knyttet til mulige irregulære arbeidsforhold hos leverandører, herunder arbeidstid og risiko for overtid uten kompensasjon vil få ekstra oppmerksomhet. Leverandører som har blitt identifisert med mangler, og som har behov for videre veiledning skal følges opp særskilt.

Ytterligere informasjon om hvordan Polaris Media håndterer risikoen for negativ påvirkning på grunnleggende menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold, kan fås ved henvendelse til apenhetsloven@polarismedia.no.